1. What is subscriber base segmentation and why is it important?
2. Main approaches to segmentation (behavior, geo, demographics, interests)
3. How segmentation increases Open Rate and CTR
4. Example of setting up simple segmentation in mailing services

1. What is subscriber base segmentation and why is it important?

Subscriber segmentation is a strategy of dividing your email base into separate groups based on certain criteria, which helps to make communication as personalized and relevant as possible for each individual user. It sounds technical, but to put it simply, it is a way to speak to each subscriber in their own language, rather than throwing the same message at everyone at once.

Why does business need this?

When we first start building a base, it seems natural to send the same newsletter to everyone. After all, they signed up voluntarily, so it’s interesting. But time passes, the base grows, interests become diverse, and letter openings drop. Sounds familiar?

The reason is simple: people at different stages of the sales funnel or with different backgrounds need different information. A new subscriber who just joined for the checklist is not yet ready to receive your commercial offer. And someone who has been reading the blog for several months may be waiting for a profitable offer or a new product.

Segmentation allows you to make content relevant to everyone. And the more a user sees “something for themselves” in your email, the more likely they are to open the email and take action.

“Instead of shouting in the square, it’s better to quietly say the right words to the one who is waiting for them.”

What do you get when you start segmenting your database?

1. Higher Open Rate — your emails are opened more often because the topics become more interesting.
2. Increased CTR (click-through rate) — people click on links because the content matches their interests.
3. Fewer spam complaints because the emails are truly useful and relevant.
4. Increased brand loyalty — users see that you understand them.
5. More revenue from the same base — sell more without increasing the costs of attracting new subscribers.

Segmentation is not about technology, but about attention to the person

It is very important to understand: segmentation is not some marketing trick, it is a manifestation of caring about your subscriber. People are used to personalization in everything: Netflix recommends series that they will like, Spotify collects collections based on their mood. Email should be like this too.

When a person receives an email and thinks, “This is about me!” you’ve won. This type of communication builds trust, and people are more likely to engage with the brand.

Why are “generic” emails performing worse and worse?

Imagine that you are the owner of an online sportswear store. Your base is 10 thousand subscribers. Among them:

• Yoga fans;
• Runners;
• Tourism enthusiasts;
• People who bought one item and disappeared;
• New subscribers who haven’t purchased yet.

If you send everyone one message like “New sneakers on sale!” some people simply won’t open the email. Because sneakers are only interesting to runners, while yoga fans are waiting for a new collection of clothing for classes.

Practical example:After implementing segmentation, one company divided its base into those who only buy shoes and those who order outerwear. As a result, emails were sent to those who were truly interested. The result was a 40% increase in Open Rate and a doubling of CTR.

Segmentation is an ongoing process

Another thing to accept right away: segmentation is not a one-time action. Your base changes every day: someone subscribed, someone bought, someone hasn’t responded to emails for a long time.

Therefore, it is important:

• Constantly enrich the subscriber’s profile with new data;
• Adapt segments;
• Test which mailings work best for different groups.

For example, if you see that some people haven’t opened your emails for a long time, you can move them to a separate segment and try to bring them back through a special offer.

Let’s summarize

Base segmentation is one of the most effective tools in mailings. It helps:

• Communicate personally;
• Build loyalty;
• Increase sales without unnecessary costs.

It allows you to work not on the principle of “the more, the better”, but to choose the right people at the right time with the right message.

In the next section, we will take a detailed look at different segmentation approaches and how to apply them in practice.

---

2. Basic approaches to segmentation (behavior, geo, demographics, interests)

Once we decide to segment our subscriber base, the question arises — by what criteria should we divide it? There are many options, and you can choose them depending on your business, the size of your base, the level of data collected, and the goals of your campaign. Let’s consider the basic and most practical approaches that can be applied even without complex analytical systems.

Behavioral segmentation: looking at what people do

One of the most effective is behavioral segmentation. Here you focus not on age or gender, but on how a person interacts with your content or product. Behavior is often the most accurate indicator of interests.

What can be taken into account?

• Who opens emails regularly, and who has “frozen”.
• Who clicks on specific topics or products.
• Who moved from the letter to the website and what did they do there?
• Who bought it — and what exactly did they buy?

For example, if you see that a subscriber regularly clicks on travel topics, they are unlikely to be interested in a newsletter about home appliances. Or if a person purchased a course for beginners, they may be interested in a continuation or consultation.

Example:An online store noticed that some people only read emails about discounts. They were allocated to a separate segment and started sending special promotions — the Open Rate of such emails increased by 60%.

This behavior can be collected directly in the mailing service or through integration with CRM. The more details, the more precisely you will know the person’s interests.

Geographic segmentation: an important factor for many niches

Гео-сегментація іноді здається другорядною, але насправді вона має величезний потенціал. Особливо якщо ваш бізнес прив’язаний до локації чи працює в кількох регіонах.

Як це працює:

• Різні міста — різні акції. Те, що цікаво в Києві, може бути абсолютно неактуальним для Львова.
• Прив’язка до погодних умов чи сезонності регіону. Наприклад, у західних областях сніг — у центрі дощ, у південних — сонце. І це вже три різні тригери для контенту.

Гео можна визначати під час збору бази або за IP-адресою при підписці/відкритті листа.

Приклад:
Бренд одягу в Україні тестував розсилку з акцією на пуховики. Лист отримали тільки підписники з північних і західних регіонів — там якраз почалися морози. В результаті продажі з цієї кампанії перевершили очікування.

Демографія: вік, стать, статус

Демографічна сегментація — класика, яку й досі використовують найчастіше. Тут все зрозуміло: знати вік чи стать підписника — корисно, особливо для тих ніш, де товари чи послуги мають яскраво виражену цільову аудиторію.

Що можна враховувати:

• Вік (для пропозицій, що можуть бути неактуальні підліткам чи пенсіонерам);
• Стать (підбір товарів, теми листів, дизайн);
• Професійний статус;
• Сімейний стан (особливо для ніш, пов’язаних із дітьми, весіллями, нерухомістю).

Важливо розуміти — сам по собі вік чи стать не дасть багато. Але разом із поведінкою чи гео ці параметри працюють сильно.

Приклад:
В email-кампанії для онлайн-школи англійської окремо працювали з молоддю до 25 та старшою аудиторією. Молодим пропонували інтенсиви для подорожей, а старшим — курси для кар’єрного росту. Конверсія в кожній групі виросла на 30%.

Інтереси: найскладніша, але й найцінніша сегментація

Сегментувати за інтересами — означає зрозуміти, чим живе ваша аудиторія. Це вже рівень персоналізації, коли ви знаєте не просто стать чи вік, а про що людина мріє, які в неї болі та потреби.

Як зібрати інтереси?

• Через анкети після підписки;
• Через кліки в листах — наприклад, дати вибір «Мене цікавить: подорожі / бізнес / самоосвіта»;
• Через дії на сайті (що читають, що додають у кошик);
• Через соціальні мережі — аналіз лайків, коментарів.

Такі дані накопичуються не за день, але як тільки ви отримаєте хоча б базові групи інтересів — комунікація вийде на інший рівень.

Приклад:
Один освітній проект запропонував підписникам обрати теми, які цікаві — маркетинг, дизайн чи бізнес. Потім розсилки пішли вузько за обраною темою. Результат — утричі більше заявок на курси, бо кожен отримував саме те, що йому потрібно.

Чи можна поєднувати кілька підходів?

Не просто можна — треба! Найсильніші результати дає багатофакторна сегментація, коли ви враховуєте кілька параметрів:

• Стать + гео + інтереси;
• Поведінка + вік;
• Інтереси + остання покупка.

Це дозволяє створювати дуже точні групи і, як результат, давати кожному максимально цінний контент.

Живий приклад:
У travel-розсилці створили сегмент «Жінки 30-45 років, Київ, активно відкривають листи про Італію». І відправили тільки їм акцію на тур до Тоскани. Заповнюваність туру — 100% із однієї розсилки.

Підсумуємо

Сегментація — це не про кількість листів, а про якість комунікації. Коли ви знаєте своїх підписників і будуєте з ними діалог на основі того, що їм цікаво, — ви виходите на зовсім інший рівень маркетингу.

Гео, демографія, поведінка, інтереси — усе це цеглинки великого будинку персоналізованого маркетингу, де кожен підписник почувається важливим і почутим.

У наступному розділі ми поговоримо, як саме сегментація впливає на ключові показники розсилок — Open Rate та CTR — і чому без неї ви втрачаєте гроші навіть на лояльній аудиторії.

---

3. Як сегментація підвищує Open Rate і CTR

Розсилки давно перестали бути простою розвагою для маркетологів. Сьогодні кожна кампанія — це інвестиція часу, грошей і ресурсів. І завдання будь-якого бізнесу — зробити так, аби ці інвестиції приносили результат. Саме тут сегментація стає тим інструментом, який напряму впливає на ключові метрики email-маркетингу: Open Rate (відсоток відкриття листів) та CTR (відсоток переходів по посиланнях у листі).

Розберімося детально, чому сегментація так сильно змінює гру і як вона допомагає «оживити» навіть втомлену базу підписників.

Чому підписники не відкривають листи?

Перш ніж зрозуміти, як сегментація допомагає, давайте чесно подивимося на причини низького Open Rate:

• Людині не цікава тема листа.
• Лист приходить «не в той момент».
• Підписник втратив довіру до бренду — «знову цей спам».
• Лист загубився серед десятків інших схожих.

Уявіть себе на місці підписника — щодня десятки листів у поштовій скриньці. Ви відкриваєте лише те, що цікаво або важливо саме зараз.

Отже, Open Rate падає там, де маркетинг говорить до «всієї бази», не враховуючи потреб і контексту кожної людини.

Як сегментація впливає на Open Rate?

Сегментація дозволяє створити відчуття персонального листа. Коли людина бачить тему, яка зачіпає її конкретно, рука тягнеться натиснути «Відкрити».

Розглянемо приклад:

Є база у 50 000 підписників. Ви надсилаєте одну й ту ж акцію всім — середній Open Rate 10%.

А тепер уявімо, що ви розбили базу на три сегменти:

• Ті, хто не купував нічого — їм пропонуєте бонус на першу покупку.
• Ті, хто купував раніше, але давно — їм пропонуєте повернутися зі знижкою.
• Активні клієнти — їм показуєте новинки та ексклюзивні пропозиції.

Вже сама тема листа звучатиме інакше для кожної групи. Результат — Open Rate виріс до 25-30%.

Приклад із практики:
Великий український e-commerce розділив підписників за регіонами та відправив лист про локальну акцію тільки мешканцям Києва. У підсумку Open Rate склав 42%, тоді як середній по базі — 15%.

Сегментація як спосіб боротися з «вимерлою» базою

У будь-якій базі є частина людей, які давно не відкривали листи. І це не завжди означає, що вони вас «покинули». Можливо, останні теми просто не чіпляли їх.

Спробуйте створити сегмент:

• Неактивні підписники (не відкривали листи 3+ місяці). І надішліть їм лист із темою на кшталт: «Все ще з нами? Ось подарунок, щоб повернутися» або «Ми вас давно не бачили… А у нас для вас новини»

Такі листи часто дають шанс повернути частину аудиторії без додаткових витрат на залучення нових контактів.

CTR і сегментація: чому люди частіше клікають?

Відкрити лист — це тільки перший крок. Наступне завдання — зацікавити настільки, щоб людина перейшла за посиланням, тобто клікнула.

Саме тут цільовий контент на основі сегментації працює краще за будь-який заклик.

Приклад:

Ви відправляєте одну і ту ж розсилку всім, і в ній товар для молодих мам. Частина підписників — чоловіки 45+, яким це не потрібно. Вони можуть навіть відкрити лист, але клікати не будуть — бо пропозиція не для них.

А тепер уявімо, що молодим мамам прийшов лист саме з товарами для дітей і заголовком «Новинки для вашого малюка», а чоловікам — підбірка нових гаджетів.

Очікувано, що в першій групі CTR буде в рази вищим.

Цитата з кейсу:
«Після того, як ми почали розбивати базу за статтю та віком, показник клікабельності зріс на 40%. Ми просто перестали показувати дівчатам 20 років набір інструментів, а чоловікам — жіночі прикраси».

Алгоритми поштових сервісів теж «люблять» сегментацію

Важливий момент — поштові сервіси (Gmail, Yahoo, Ukr.net) теж аналізують поведінку ваших підписників:

• Скільки відкривають;
• Скільки клікають;
• Чи часто видаляють лист не читаючи.

Якщо листи відкривають мало — зростає ризик потрапити у спам або в «Промоакції», де шанс бути прочитаним мізерний.

Сегментовані розсилки, які отримують кращі реакції, допомагають «тримати» вашу репутацію відправника на високому рівні.

Персоналізація + сегментація = вау-ефект

Ще сильніше працює зв’язка персоналізації та сегментації. Наприклад:

• Ви звертаєтесь до людини на ім’я;
• Враховуєте її останню покупку;
• Даєте рекомендацію на основі інтересів.

Тоді лист виглядає не як масова розсилка, а як особисте повідомлення.

Живий приклад:

Лист починається так: «Ірино, ми пам’ятаємо, як ви купували у нас підручники з англійської. Ось добірка нових курсів, які можуть вам сподобатися».

Такі листи мають не тільки вищий Open Rate та CTR, а й значно вищий рівень довіри до бренду.

Підсумуємо

Сегментація — це не про поділ бази «просто для галочки». Це робота з емоціями та потребами ваших підписників. Чим точніше ви «попадаєте» в контекст і бажання людини — тим вищі ваші цифри в аналітиці.

✅ Open Rate зростає, бо людям цікаво, що ви їм пишете.
✅ CTR підвищується, бо контент прямо «в точку».
✅ А в результаті — більше продажів і лояльності без витрат на залучення нових контактів.

In the next section, I will show you, using a real-world example, how to set up simple but effective segmentation right in your mailing service. Are you waiting for the continuation?

---

4. Example of setting up simple segmentation in mailing services

Theory is good, but it’s the practice that shows how segmentation works in real life. This section is a detailed guide using popular email marketing services to help you create your first segments today.

Where to start? The main rule of segmentation is not to complicate things at the start

Many people are afraid to even start, because it seems like segmenting a database is difficult, and you need to have a lot of data and analytics at your disposal. But in reality, even simple segmentation gives tangible results.

For example, let’s take popular services: SendPulse, eSputnik, Mailchimp, or UniSender. They all work on a similar principle.

Step 1. Collecting minimal data at the subscription stage

The first thing to do is to think about the future while building your database.
For example, you can add a few fields to your subscription form:

• Name
• City or region
• Interests / mailing topics

Such simple questions will give you a basis for segmentation.

Example:“Subscribe to our news and promotions. Choose what interests you most:✅ Discounts on appliances✅ Offers for the home✅ Children’s products”

Step 2. Create groups or tags in the mailing service

Most services use two main approaches:

• Groups (Audiences) are static lists where a contact is placed.
• Tags are dynamic labels that can be added or removed.

Choose what is more convenient:

• If the base is small, groups are enough.
• If you plan flexible scenarios, it’s better to work with tags.

What does this look like in practice:

• Create a “New Subscribers” group
• Add the tag “Interesting in technology”
• You add the tag “Interesting clothes” to others

Then, in each newsletter, simply select the appropriate audience or add a filter by tag.

Step 3. Behavioral segmentation

Even cooler is to automatically segment your followers based on their actions:

• opened letters last month;
• followed the link;
• made a purchase.

In services, it looks simple — set the filter “opened at least 1 email in the last 30 days” or “clicked on a link with the topic “Discount””.

An example from real experience:“We created a segment called “customers who haven’t opened a single email in 60 days.” We launched a separate “resuscitation” mailing for them — the result was that 12% returned to the active audience.”

Step 4. Geosegmentation is a simple but effective step

Often, the database has subscribers from different cities or even countries. Why not take advantage of this?

Example of use:

• send Kyiv clients invitations to a local event;
• You offer residents of another region delivery based on their city.

In SendPulse, eSputnik, or other platforms, you can create a segment by the “city” field or IP location (if data is collected).

Step 5. Example of a script in automation

Let’s consider a simple scenario – “Welcome series for beginners”:

1. The client signed up and received the “Newbie” tag.
2. Email #1 is automatically sent — getting to know the brand.
3. 3 days later, letter #2 arrives — a review of popular products.
4. If the client opens it, the “Interested” tag is added and they receive a special offer.
5. If it doesn’t open, try again with a different title.

Here is an example of segmentation that brings the database to life and works almost without human intervention.

Step 6. A/B testing to confirm segmentation effectiveness

In order not to act “at random”, I advise you to test segmentation:

• create two segments;
• send the same offer to a general segment and a narrow one;
• compare Open Rate and CTR.

Usually the difference will be noticeable.

From practice:“We tested a newsletter with new equipment for the entire database and separately for those who had purchased equipment before. In the segment, the Open Rate was 37%, in the total database — only 15%.”

What else to pay attention to when working with segments:

• Update segments regularly — people change their interests.
• Don’t overdo it – segmenting too finely can sometimes make life difficult.
• Use the name in the subject and message — it’s trite, but it works.

Let’s summarize

Segmentation is not a complicated technique, but a basic skill for a modern email marketer. It turns your email campaign from a “buzzword” into a dialogue with a specific person.

✅ Create simple segments today — for example, by interests or activity.
✅ Start testing — see how opens and clicks increase immediately.
✅ Then complicate the scenarios — add automation and behavioral triggers.

The main thing is to do it not for the sake of a checkmark, but with the understanding that each letter should answer the person’s question: “What’s in it for me?”